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En forma literal, un ERP es un sistema para la planeación de los recursos de una empresa. Lo que intenta el ERP es integrar las operaciones y funciones de una organización en un solo sistema que sirva y atienda a todas y cada una de las necesidades particulares de cada departamento.
Al compartir una base de datos común, las áreas de finanzas, recursos humanos, producción, ventas, distribución, etc. pueden colaborar estrechamente y hacer más eficiente la manera en que cada una trabaja.
Debemos partir de que no hay un ERP “perfecto”, sin embargo, dependiendo de las necesidades particulares del negocio y estilos de gestión, algunos serán más adecuados que otros.
El seleccionar e implementar una solución ERP no es un proyecto trivial, así que no hay margen para cambiarlo cada año. Algunos sistemas ERP líderes en el mercado son como Epicor, SAP, Oracle, Microsoft Dynamics GP, entre otros.
Enseguida se describen 7 características no funcionales de sistemas ERP, como una referencia para ayudar en el proceso de evaluación de soluciones:
Modular. Permite que el cliente elija los componentes o módulos del sistema de acuerdo a las operaciones que desea automatizar o soportar. Una empresa de servicios puede no necesitar el módulo que controla los almacenes y producción, aunque sí el control de su facturación y cobranza.
Integral. Esta característica es una de las grandes ventajas respecto a sistemas aislados que había décadas atrás. Es la capacidad de compartir datos entre los diferentes módulos que comprenden al ERP, logrando así la colaboración en tiempo real de sus usuarios. Todas las áreas que conforman a un negocio están interrelacionadas, no se puede ver de otra forma, así que el sistema que las soporte debe poder funcionar de manera interconectada y al momento. Un ERP actual al realizar una venta, además de actualizar registros de existencias y estadísticas de ventas, se espera que realice su efecto contable correspondiente. Los procesos de “cierre” semanal o mensual, necesarios en los sistemas antiguos, prácticamente son cosa del pasado.
Configurable. Esta característica permite adecuar la funcionalidad del sistema a las necesidades del negocio, SIN modificar su código. Con esta cualidad la empresa puede adecuar su GP ERP al entorno cambiante de negocios, de manera dinámica. El modificar el código, también llamado “tropicalizar” o “personalizar”, se recomienda dejar siempre como última opción para atender alguna necesidad particular.
Escalable. Es la habilidad del sistema para seguir funcionando de manera confiable y eficaz conforme crece la cantidad de usuarios y operaciones de la empresa. Es decir, el sistema ERP que se instaló para 50 usuarios y emitir 5,000 facturas/ mes, por ejemplo, deberá seguir operando sin cambios para 200 usuarios y 20,000 facturas/ mes. En este caso solo habría que revisar y/o adecuar la capacidad de los servers (computadoras centrales) donde opera el ERP para asegurar que tal volumen sea procesado sin problema.
Auditable. Capacidad para dejar registro y poder verificar las diversas transacciones operadas por el negocio. Dependiendo de los procesos de la empresa, una factura tendrá asociadas la serie de transacciones que le dieron origen, desde la orden de compra del cliente, el pedido de venta, la orden de producción si se tiene fabricación, la orden de carga y salida de almacén, la remisión, hasta la factura misma. Cada uno de estos documentos mencionados tendrá su propio no. folio en el ERP, tal que se puede comprobar posteriormente la cadena de eventos que les dio origen. Al haber algún error de captura, los registros erróneos no se borran como tal, se crean nuevos para cancelarlos y enseguida se operan los correctos.
Confiable. Cualidad para asegura que toda transacción realizada por los usuarios sea completada satisfactoriamente. Esto incluye su recuperación aún en casos de falla de energía eléctrica. Los sistemas ERP robustos incluyen procedimientos de seguridad para revertir transacciones que por algún motivo técnico no se pudieron completar al 100%.
Mejores prácticas. Existen muchas formas de realizar un proceso o de completar una actividad por el negocio. Al adquirir a un ERP, por robusto que éste sea, no significa que “los problemas” se acabaron. Se debe asegurar el adoptar y aprovechar las mejores prácticas que éste incluye para verdaderamente causar el impacto positivo deseado. Los proveedores de ERPs destinan una buena cantidad de su presupuesto para asegurar que su sistema incluya y facilite la forma de trabajar de sus clientes. Un ejemplo dentro del proceso de Ventas es la autorización de las órdenes de cliente. La empresa puede elegir imprimir y revisar cada pedido de cliente manualmente o definir las reglas y controles para que el sistema realice la tarea. El negocio podrá tener procesos “únicos” que lo distinguen de su competencia, sin embargo, hay que ser cuidadosos y evitar llegar al extremo de que toda su cadena de valor sea particular. Esta situación frecuentemente deriva en largas discusiones sobre si “somos únicos”, “así le hemos hecho siempre…”, etc. de esto hablaremos más adelante.
En resumen, todo ERP robusto que una organización considere implementar, deberá incluir en mayor o menor grado las características anteriores, a fin de que la inversión sea la adecuada, refleje en tiempo real la marcha del negocio, sea flexible para adecuar nuevos procesos, confiable en su operación y tenga oportunidad de agregar valor real a las operaciones del negocio.
Hasta la próxima…
